Jakub Kowalski {{ route.name }} {{route.name}}
Obraz wyróżniający wpisu

Każda firma, niezależnie od wielkości, w pewnym momencie zastanawia się nad usprawnieniem wewnętrznych procesów. W tym celu najczęściej wykorzystuje się dostępne systemy informatyczne lub zamawia się utworzenie nowego systemu zaprojektowanego pod potrzeby firmy. Pytanie, czy i kiedy to jest potrzebne?

W mojej firmie procesy są zbyt skomplikowane

To bardzo trudna sytuacja dla każdej firmy. Zatrudniasz coraz więcej ludzi, jednocześnie coraz bardziej tracisz kontrolę nad tym jak przeprowadzić coś od początku do końca. Ludzie powoli stają się „niezastąpieni” bo w końcu ten Excel co ma 6 tysięcy wypełnionych komórek, ogarnia tylko Adam…

Warto zastanowić się, czy rozwiązaniem problemu nie będzie uproszczenie procesu. Widziałem czasami bardzo rozbudowane Excel’e prowadzone przez działy sprzedaży. Nie ma w tym nic złego, dopóki dla wszystkich osób zaangażowanych w pracę to działa sprawnie i zrozumiale. Każdy proces można uprościć, a bardzo często wiąże się to z inwestycją w systemy informatyczne. Nie każda firma tego potrzebuje i przede wszystkim nie każdą firmę na to stać.

Nie zawsze jednak da się uprościć proces. Czasami ludzie muszą się komunikować między różnymi działami i transferować dokumenty. Dobrym przykładem dla procesów sprzedażowych są systemy CRM do zarządzania relacjami z klientem. W takich systemach często w ramach obsługi jednego klienta może brać udział wiele działów (sprzedaż, dostarczanie, księgowość). Komunikacja przez system po prostu ułatwia i przyspiesza pracę.

Warto przejrzeć produkty dostępne na rynku i sprawdzić, czy dla twojego biznesu nie istnieje już rozwiązanie adekwatne do posiadanych procesów.

Procesy biznesowe mogą zostać zautomatyzowane

Jeżeli czujesz, że Ty lub Twoi pracownicy wykonujecie za dużo manualnej pracy, pomimo uproszczenia procesu to jest to znak, że pora szukać automatyzacji. Spróbujmy przeanalizować przykład:

Firma XYZ zajmuje się sprzedawaniem ubezpieczeń swoim klientom. Każdy z agentów prowadzi listę klientów, dla których w danym czasie musi wysłać umowę ubezpieczeniową. W każdym przypadku to stały format umowy w formacie PDF. Agent musi pamiętać i poświęcać czas, aby wysłać klientom umowę.

Niby nic. W końcu ile może zajmować wysłanie maila z załącznikiem? Jeżeli spojrzy się na procesy w firmach trochę szerzej, to okazuje się, że takich manualnych czynności, które muszą robić pracownicy, jest bardzo wiele. Kiedy zsumuje się wszystkie podobne sytuacje, można stwierdzić, że ludzi poświęcają na takie rzeczy bardzo dużo czasu. Ich energia jest skumulowana w niewłaściwym miejscu. Agent, zamiast pozyskiwać klientów, spędza dużą część dnia, wisząc w plikach i mailach.

Automatyzacja dodatkowo powinna zwiększyć produktywność użytkowników. Dlaczego? Otóż tak jak wspomniałem wyżej, energia pracowników będzie mogła w większym stopniu ukierunkować się na inne zadania.

Eliminacja czynnika ludzkiego

Przykład przytoczony wyżej z ubezpieczalnią obrazuje także jeszcze jeden problem. Czynnik ludzki. Im więcej ludzi tym większe prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Systemy różnego rodzaju mają też za zadanie eliminować lub chociaż ograniczać szanse na popełnienie błędu.

W przypadku powyższego przykładu można zastosować automatyzację w postaci: automatycznej wysyłki maili. To mała zmiana a rozwiązuje problemy:

  • Błędnej treści maila
  • Braku przekazania informacji o wysyłce w przypadku pójścia na urlop
  • Załączenia błędnego pliku

Od razu nadmienię, że nie do wszystkich tego typu sytuacji jest potrzeba zastosowania systemu informatycznego. Przecież po to zatrudniasz konkretne osoby, żeby poprawnie wykonywały swoje obowiązki. Dlatego warto przed rozważeniem takiego powodu, sprawdzić jak duża ilość pomyłek wystąpiła do tego momentu. Możliwe, że dokładanie systemu w celu weryfikacji poprawności po prostu niczego nie poprawi lub poprawa będzie niewspółmierna do poniesionego kosztu.

Zapytaj specjalisty

Niezależnie od tego, jakie są powody, dzięki którym zastanawiasz się nad informatyzacją firmy, warto dobrze to zaplanować. Często nie wszystko widać na pierwszy rzut oka i moim zadaniem warto skonsultować swój pomysł ze specjalistą. Rozmowa z analitykiem lub nawet programistą powinna pomóc wytyczyć Ci kierunek i zwrócić uwagę na potencjalne ułatwienia.

Dodatkowo warto przeprowadzić wyliczenia, do których może być potrzebna szacunkowa wycena systemu informatycznego lub koszt wdrożenia gotowego rozwiązania. Informatyzacja bywa kosztowna, choć czasami jest konieczna. Dlatego, zanim podejmie się jakieś kroki, warto sprawdzić, czy taka inwestycja się zwróci.

Utworzone przez Jakub Kowalski

Jakub jest doświadczonym programistą specjalizującym się w wytwarzaniu oprogramowania dla biznesu. Twórca platformy do zarządzania budżetem domowym Budget Bay. Cechuje go wysoka efektywność oraz jakość wykonywanej pracy. Ponadto zakres jego umiejętności jest bardzo szeroki, co pozwala mu na wykonywanie aplikacji od A do Z.

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
2020 © Copyright Jakub Kowalski
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
%d bloggers like this: